Mengapa Bisnis Harus Mempertimbangkan Melakukan Audit Pengetahuan Internal?

Mengapa Bisnis Harus Mempertimbangkan Melakukan Audit Pengetahuan Internal? – Dengan meningkatnya persaingan, muncul permintaan yang meningkat untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan perusahaan dan tim Anda. Tapi apa yang banyak organisasi gagal adalah proses di sekitar penataan dan berbagi pengetahuan ini.

Mengapa Bisnis Harus Mempertimbangkan Melakukan Audit Pengetahuan Internal?

intosaiitaudit – Pengetahuan bukan hanya kekuatan, itu sesuatu yang dapat digunakan dalam organisasi untuk mendorong inovasi dan memacu keterlibatan karyawan. Audit pengetahuan adalah langkah pertama menuju realisasi ini.

Tujuan dari audit pengetahuan adalah untuk mengetahui keadaan ekonomi pengetahuan organisasi Anda. Ini membantu Anda mengetahui jenis pengetahuan apa yang ada dan jenis pengetahuan apa yang dibutuhkan dalam berbagai proses bisnis Anda.

Baca Juga : Skandal Pembangunan Lahan Menelan Audit Parlemen 

Tidak seperti audit keuangan, audit pengetahuan menempatkan orang di pusat proses, mengungkap apa yang diketahui orang dan bagaimana mereka menggunakan pengetahuan yang mereka miliki. Apakah itu terdengar berbelit-belit? Biarkan saya menjelaskannya padamu.

Apa itu Audit Pengetahuan?

Audit pengetahuan adalah tinjauan kualitatif kesehatan pengetahuan organisasi baik di tingkat makro maupun mikro. Ini membantu Anda untuk menyelaraskan semua informasi yang Anda miliki di perusahaan Anda dan menjadi lebih sadar akan proses pengetahuan Anda. Ini menjawab pertanyaan seperti:

  • Sumber daya pengetahuan apa yang dimiliki perusahaan Anda dan bagaimana pengelolaannya?
  • Bagaimana informasi perusahaan dibagikan ke seluruh organisasi Anda?
  • Bagaimana aliran pengetahuan di dalam organisasi—secara formal dan informal?
  • Apa hambatan yang ada pada aliran pengetahuan? Dengan kata lain, sejauh mana orang, proses bisnis, dan
  • teknologi mendukung atau menghambat pergerakan pengetahuan yang efektif?
  • Apa kebutuhan pengetahuan organisasi Anda? Apa yang hilang?

Begitu Anda mulai mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini dan menyatukan bagian-bagiannya, Anda akan mulai mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang struktur pengetahuan Anda saat ini. Audit pengetahuan dapat membantu Anda:

  • Nilailah nilai pengetahuan organisasi Anda
  • Ketahui apakah pengetahuan sedang dikelola secara efektif dan di mana perubahan menjadi lebih baik dapat dilakukan
  • Bedakan pengetahuan yang belum dimanfaatkan
  • Identifikasi kesenjangan pengetahuan saat ini dan masa depan
  • Mengembangkan peta pengetahuan organisasi

Manfaat Sekilas

Audit pengetahuan memungkinkan Anda mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan Anda terkait dengan pengetahuan organisasi, membantu Anda menetapkan proses dan sistem untuk mengatasi kekurangan tertentu. Setelah audit pengetahuan, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengetahui keterampilan dan pengetahuan apa yang hilang dalam organisasi Anda.

Dokumentasi seputar kesenjangan pengetahuan saat ini dapat membantu menangkap secara detail apa yang perlu dibawa oleh karyawan baru. Dengan pengetahuan yang jelas tentang siapa yang tahu apa, jumlah pekerjaan ganda dapat dikurangi. Dan, dengan berkurangnya tugas rangkap, kolaborasi antardepartemen akan meningkat.

Itu bukan satu-satunya keuntungan. Manajer juga dapat menggunakan audit pengetahuan untuk mencari tahu di mana kesenjangan pengetahuan yang paling mendesak ada dalam tim dan pelatihan apa yang dapat menjembatani kesenjangan ini. Budaya membangun pengetahuan ini, pada gilirannya, dapat membantu Anda meningkatkan retensi karyawan, yang pada akhirnya akan meningkatkan kesehatan bisnis.

Bagaimana Melakukan Audit Pengetahuan

Alat umum yang digunakan untuk audit pengetahuan adalah wawancara tatap muka dan telepon, kuesioner terstruktur/semi-terstruktur/tidak terstruktur, diskusi kelompok terfokus, dan survei online. Data dan informasi lain dapat dikumpulkan dengan mengacu pada dokumentasi organisasi dan melakukan tinjauan langsung.

Elemen khas dari audit pengetahuan meliputi analisis kebutuhan pengetahuan, analisis inventaris pengetahuan, analisis aliran pengetahuan, dan pemetaan pengetahuan. Setiap bisnis bebas untuk memodifikasi atau menemukan cara mereka sendiri dalam melakukan audit pengetahuan. Namun, ada beberapa praktik baik yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis:

  • Identifikasi kebutuhan pengetahuan: Tujuan dari analisis kebutuhan pengetahuan adalah untuk mengidentifikasi pengetahuan tacit dan eksplisit yang dimiliki individu, kelompok, dan organisasi, dan pengetahuan apa yang mungkin mereka perlukan di masa depan untuk berkinerja lebih baik.
  • Menyusun inventaris pengetahuan: Analisis inventaris pengetahuan berarti mengidentifikasi, menemukan, dan mendokumentasikan aset pengetahuan yang ada. Ini melibatkan penghitungan, pengindeksan, dan pengkategorian pengetahuan tacit dan eksplisit (dokumen, database, perpustakaan, intranet, hyperlink, dan langganan ke sumber daya pengetahuan eksternal). Untuk pengetahuan tacit, Anda mungkin ingin melihat direktori staf, kualifikasi akademik/profesional karyawan, tingkat keterampilan/kompetensi inti, dan potensi kepemimpinan pada karyawan. Anda akan dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan area duplikasi dengan membandingkan hasil analisis inventaris pengetahuan dengan analisis kebutuhan pengetahuan.
  • Analisis aliran pengetahuan: Petakan, dokumentasikan, dan sebaiknya visualisasikan aliran pengetahuan organisasi Anda. Bagaimana informasi berpindah antar departemen yang berbeda, antara anggota tim, dan antara manajemen dan karyawan?
  • Buat peta pengetahuan: Gunakan media komunikasi untuk memvisualisasikan sumber, aliran, kendala, dan titik berhenti pengetahuan dalam organisasi. Mereka dapat mengubah perspektif pengetahuan dari bawah ke atas ke atas ke bawah.
  • Tinjau dan perbaiki: Setelah melakukan audit, dokumentasikan temuan, dan lakukan perbaikan yang sesuai. Yang terbaik adalah menuliskan tujuan audit pengetahuan sebelum dan kemudian membaca hasilnya terhadap tujuan.

Pemikiran Akhir: Mengembangkan budaya berbagi pengetahuan adalah cara terbaik untuk berkontribusi pada kinerja organisasi. Melakukan audit pengetahuan tidak hanya akan membantu Anda membangun budaya seperti itu, tetapi juga membekali Anda untuk mengevaluasi “kesehatan” bank pengetahuan organisasi Anda.